Oleh :
Andeka Rocky Tanaamah
1. Pengantar
Pada
dasarnya, keberadaan suatu organisasi lebih disebabkan karena adanya
kepentingan oleh sekelompok orang, yang merupakan pengabungan dari beberapa
individu, berdasarkan adanya kesamaan tujuan. Dengan adanya persamaan tujuan, maka
diterapkan beberapa aturan main guna dijadikan pedoman/aturan main dalam
organisasi tersebut. Sehingga pada akhirnya, diharapkan bahwa organisasi
tersebut dapat berjalan sesuai dengan aturan main yang telah dsepakati bersama.
Berdasarkan pemahaman
diatas, maka tidaklah mengherankan jikalau kita sering menjumpai aturan-aturan
yang bersifat mengikat di berbagai organisasi. Aturan-aturan tersebut merupakan
rambu-rambu yang harus ditaati dan dijalankan agar tidak merugikan orang/pelaku
yang akan terlibat.
Seperti yang telah
dikemukakan di atas, maka pada makalah ini, saya akan membatasi pembicaraaan hanya pada teknik persidangan
dan mekanisme persidangan, sesuai apa yang telah diminta panitia kepada saya. Dalam membicarakan tehnik mekanisme
persidangan, tentunya kita perlu pahami dulu apa yang dimaksud persidangan dan
bentuk-bentuk persidangan.
2. Persidangan
Dalam makalah ini persidangan dapat diartikan sebagai
sarana tempat mengkomunikasikan ide/gagasan dalam kerangka pengambilan
keputusan yang bersifat mengikat, baik untuk internal organisasi, maupun
organisasi yang berada dibawah organisasi tertinggi tersebut. Oleh karena itu dalam persidangan, setiap
peserta akan terlibat dalam pengambilan keputusan yang memiliki implikasi yang
sangat penting bagi organisasi tersebut. Setiap peserta sidang akan diberi
kesempatan untuk bernegosiasi dan memancing ide dalam kerangka menarik
perhatian dan mempengaruhi peserta lain guna mengikuti apa yang diinginkan oleh
peserta tersebut.
Berdasarkan pemahaman diatas, terbersit pertanyaan dalam
diri kita, pada organisasi/forum manakah persidangan itu sering dilakukan? Pada
dasarnya persidangan sering dilakukan pada organisasi-organisasi yang lebih
bersifat menentukan arah dan kebijakan organisasi tersebut. Oleh karena itu,
persidangan sering dilakukan pada organisasi legislative atau perwakilan,
seperti Dewan Perwakilan Rakyat, Badan Perwakilan Mahasiswa, maupun organisasi
lainnya.
3. Bentuk-bentuk persidangan
Dalam suatu persidangan,
tentunya memiliki aturan main yang tidak dapat dilanggar oleh organisasi
tersebut. Oleh karena itu, dalam persidangan pada dasarnya memiliki
bentuk-bentuk persidangan yang mengatur dan menentukan keputusan yang diambil.
Berdasarkan pemahaman tersebut, maka dalam persidangan, pada umumnya terdapat
dua bentuk persidangan yaitu:
a)
Sidang
Pleno.
Sidang Pleno merupakan sidang rutin yang sering
dilaksanakan oleh oleh suatu organisasi dalam kerangka membahas dan mengambil
keputusan yang berkenaan dengan kegiatan-kegiatan Rutin suatu organisasi. Contoh
dalam internal lembaga kemahasiswaan, kita sering mendengar dan melihat BPMU melakukan
sidang pleno dalam rangka pemilihan ketua SMU, penetapan hirarki peraturan
lembaga Kemahasiswaan, dll.
b) Sidang istimewa
Sidang Istimewa merupakan persidangan yang dilakukan oleh
suatu organisasi dalam kerangka pengambilan keputusan yang bersifat mendesak
dan berada dalam keadaan genting. Misalnya dalam negara kita, sidang istimewa
guna menurunkan Gus- Dur dari kursi Presiden.
4. Mekanisme
Persidangan
Setiap organisasi, mempunyai aturan tersendiri dalam
melaksanakan persidangan baik dari segi kuorum, maupun dari segi teknis
pelaksanaannya. Untuk memudahkan kita untuk memahami mekanisme persidangan,
maka saya akan mengambil contoh mekanisme persidangan yang berlaku di BPMU.
Dalam BPMU, mekanisme persidangannya diatur sebagai berikut :
Persidangan BPMU
- BPMU bersidang sekurang-kurangnya satu kali dalam
enam bulan.
- Sebelum sidang dimulai setiap anggota menandatangani
daftar hadir.
- Sidang dianggap sah apabila dihadiri oleh setengan
tambah satu jumlah anggota.
- Apabila sidang pertama tidak memenuhi kuorum maka
sidang kedua berdasarkan undangan kedua adalah sah.
- Sidang diadakan atas
undangan Pimpinan BPMU atau atas usul sekurang-kurangnya 11 (utusan) dari
11 anggota BPMF yang ada atau 1/3 ( sepertiga ) dari jumlah anggota BPMU.
- Setiap anggota BPMU yang berhalangan hadir dalam
persidangan harus memberitahukan secara tertulis/maupun lisan dan dapat
dipertanggungjawabkan kepada Pimpinan BPMU.
- Sebelum sidang dibuka, bahan-bahan untuk rapat sudah
harus disampaikan kepada anggota sekurang-kurangya satu hari sebelum
sidang.
- Setiap peserta sidang dapat mengusulkan agendanya
apabila dipandang perlu.
- Surat-surat masuk dan keluar dibicarakan dalam rapat
apabila dianggap perlu.
5. Sifat Persidangan
1. Sidang Tertutup, adalah persidangan yang dilakukan
oleh suatu organisasi, dimana hasil permbicaraan yang dilakukan tersebut
bersifat tertutup dan hanya diketahui oleh Pimpinan atau Anggota Organisasi
tersebut dan pembicaraan tidak boleh diumumkan, kecuali sidang memutuskan untuk
diumumkan seluruhnya atau sebagian.
2. Sidang Terbuka, adalah persidangan yang dilakukan
secara terbuka dengan mengundang pihak lain yang dipandang memiliki keterkaitan
dengan materi pembicaraan dalam sidang. Pada persidangan ini, hasilnya boleh
diumumkan secara terbuka dan dapat diketahui oleh pihak lain diluar organisasi
tersebut. Oleh karena itu dalam persidangan terbuka pihak-pihak yang diundang
biasanya disebut Undangan atau peninjau.
6. Tata Cara dalam persidangan
1.
Persidangan
bersifat musyawarah untuk mufakat.
2.
Persidangan
dipimpin oleh Pimpinan sidang.
3.
Peserta
sidang berbicara setelah mendapat izin dari Pimpinan sidang.
4.
Peserta
sidang tidak boleh diganggu selama berbicara.
5.
Pimpinan
sidang dapat mengenakan ketentuan mengenai lamanya para anggota berbicara.
6.
Bilamana
pembicaraan melampaui batas waktu yang ditetapkan Pimpinan sidang dapat
memperingatkan pembicaraan supaya mengakhiri pembicaraannya dan pembicara harus
menaati ketentuan itu.
7.
Setiap
waktu dapat diberi kesempatan interupsi pada anggota untuk :
·
Meminta
penjelasan duduk perkara yang sebenarnya. (Point Of Klarifikasi)
·
Menjelaskan
soal-soal yang menyangkut dirinya. (Point Of Clearing)
·
Mengajukan
usul prosedur mengenai soal yang sedang dibicarakan. (Point Of Order)
·
Mengajukan
usul untuk meminta penundaan sementara Permusyawaratan.
Dalam sebuah persidangan,
perlu dicermati beberapa hal yang merupakan masalah dalam persidangan yaitu :
1). Membuang-buang waktu. 2). Tidak Tegas, dan tidak menghasilkan keputusan
apa-apa. 3). Merupakan ajang penonjolan diri. 4). Tempat penggodokan manuver
politik dan transaksi gelap. 5). Memberikan kemungkinan pada orang lain untuk
menghindari tanggungjawab. 6). Sebagai alasan untuk kelambanan.
8. Penutup
Dalam
mempelajari teknik dan mekanisme persidangan, tidaklah cukup kita memahami
sampai dalam ruangan ini saja, oleh karena itu dalam memahami bentuk dan
mekanisme persidangan yang dibutuhkan adalah ketekunan dan kemauan kita dalam
mempelajari semua ini.